Si contrata empleados, entonces hay información que necesita proteger para sus registros y formularios que debe completar, incluidos los siguientes:
Elegibilidad del empleado para trabajar en los Estados Unidos
El empleador debe verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en los Estados Unidos. El empleador utiliza el Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo, para este propósito. Todos los empleadores estadounidenses deben completar correctamente el Formulario I-9 para cada persona que contraten para trabajar en los Estados Unidos. Esto incluye a ciudadanos y no ciudadanos. Tanto los empleados como los empleadores (o representantes autorizados del empleador) deben completar el formulario.
Número de Seguro Social (SSN) del empleado
Debe obtener el nombre y el número de Seguro Social (SSN) de cada empleado e ingresarlos en el Formulario W-2 (este requisito también se aplica a los empleados extranjeros residentes y no residentes). Si su empleado no tiene su tarjeta de seguro social disponible, entonces la Administración del Seguro Social (SSA) ofrece verificación del número de Seguro Social (SSN) y acceso rápido a formularios y publicaciones relevantes.
No acepte un ITIN en lugar de un SSN para identificación de empleado o para trabajo. Un ITIN solo está disponible para extranjeros residentes y no residentes que no son elegibles para trabajar en los EE. UU. y necesitan identificación para otros fines impositivos. Puedes identificar un ITIN porque es un número de 9 dígitos que comienza con el número "9" y tiene el formato de un SSN (NNN-NN-NNN).
Nota: Una persona con un ITIN que luego sea elegible para trabajar en los Estados Unidos debe obtener un SSN.
Retención del empleado
Para saber cuánto impuesto sobre la renta retener de los salarios de los empleados, debe tener archivado un Formulario W-4, Certificado de retención del empleado, para cada empleado. Pida a todos los empleados nuevos que le entreguen un formulario W-4 firmado cuando comiencen a trabajar. Hacer efectivo el formulario con el primer pago de salario. Si los empleados reclaman la exención de la retención del impuesto sobre la renta, deben indicarlo en su W-4. El monto de la retención del impuesto sobre la renta debe basarse en el estado civil para efectos de la declaración y los ajustes de retención como se indica en el formulario. Si un nuevo empleado no le entrega un formulario W-4 completo, retenga impuestos como si el empleado fuera soltero. Es posible que se requiera una retención adicional sobre los salarios pagados a extranjeros no residentes.
Un formulario W-4 permanece vigente hasta que el empleado le entregue uno nuevo. Si los empleados reclaman la exención de la retención del impuesto sobre la renta, deben entregarle un nuevo Formulario W-4 cada año. Si un empleado le entrega un Formulario W-4 que reemplaza un Formulario W-4 existente, comience a retener a más tardar al inicio del primer período de nómina que finaliza en o después del día 30 a partir de la fecha en que recibió el Formulario W-4 de reemplazo.
Fuente IRS.